Lleoliad:
Conference Room 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Llun, 9 Chwefror 2015
Amser: 11.00 -
13.00
Categori |
Enwau |
Aelodau: |
Angela Burns AC, Comisiynydd Eric Gregory (Cadeirydd) Hugh Widdis |
Swyddogion: |
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc, a'r Swyddog Cyfrifyddu Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau'r Cynulliad Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol Nicola Callow, Cyfarwyddwr Cyllid Ann-Marie Harkin, Swyddfa Archwilio Cymru Matthew Coe, Swyddfa Archwilio Cymru Kathryn Hughes, Clerc y Pwyllgor Buddug Saer, Dirprwy Glerc y Pwyllgor |
Ymddiheuriadau: |
Keith Baldwin (Cynghorydd Annibynnol ac Aelod o'r Pwyllgor) |
1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a llongyfarchodd Dave Tosh ar ei benodiad yn Gyfarwyddwr Adnoddau yn barhaol a Nicola Callow ar ei phenodiad yn Gyfarwyddwr Cyllid. Croesawodd hefyd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe, y cynrychiolwyr newydd o Swyddfa Archwilio Cymru.
1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.
2.1 Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Tachwedd 2014 yn gywir a rhoes swyddogion yr wybodaeth diweddaraf ganlynol ar y camau gweithredu sy'n weddill.
2.2 4.2c Asedau Sefydlog - Cadarnhaodd Nicola bod y dasg o dagio 1,700 o eitemau wedi cyrraedd 90%, a disgwylir cwblhau'r gwaith ar y 10% arall erbyn diwedd mis Chwefror.
2.3 4.6 Recriwtio - Tynnodd Dave sylw'r Pwyllgor at bapur 20 am ragor o wybodaeth a chadarnhaodd fod y Ddogfen Awdurdodi Recriwtio yn cael ei defnyddio. Cytunodd y Pwyllgor i ddod yn ôl at y papur Cynllunio Capasiti a Recriwtio yng nghyfarfod mis Ebrill.
2.4 4.12 Prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol - Dywedodd Eric wrth y Pwyllgor am ei ymweliad â Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 10 Rhagfyr lle y trafodwyd y Ddogfen Dechrau Prosiect ar gyfer cam 2 o brosiect Adnoddau Dynol/Cyflogres. Er bod yr elfen ddwyieithog o yn aros yn anorffenedig ers cam 1, disgwylir cynllun profi cadarn ar gyfer cam 2. Cymeradwyodd y Cadeirydd y llywodraethu a'r diwydrwydd dyladwy ar gyfer y prosiect.
2.5 5.0 Archwiliad Allanol - argymhellion yn y Llythyr Rheoli. Cadarnhaodd Nicola fod dau eitem heb eu cwblhau yr adeg y trafododd y Pwyllgor y Llythyr Rheoli ym mis Tachwedd, sef profi TGCh a chysoni Coda â Folding Space. Yn ogystal, rhoes Nicola'r wybodaeth ddiweddaraf ganlynol am sefyllfa'r ddwy eitem, a oedd wedi rhoi sicrwydd i'r Swyddfa Archwilio:
i) cynhaliwyd y profion hacio ar wefan y Cynulliad, ac fe'u cynhelir drachefn yn rheolaidd;
ii) ers i'r ganolfan ddata gael ei rheoli gan y Comisiwn, mae wedi cael ei chadw mewn cyflwr da. Gosodwyd system aerdymheru newydd a system larwm gweithredol, a llwyddodd y generadur mewn prawf straen ym mis Awst 2014; a
iii) chwblhawyd y gwaith cysoni ar systemau Coda a Folding Space, ac mae'n digwydd yn barhaus bellach. Yn benodol, roedd y tîm yn gweithio ar y gwaith cysoni diweddaraf ar gyfer y cyfnod a ddaeth i ben ar 31 Rhagfyr 2014 (dyddiad cyhoeddi 31 Mawrth 2015).
2.6 9.1 Gwaith ymgysylltu parhaol y Comisiwn - Croesawodd Eric ddychweliad Angela Burns i'r Pwyllgor, sy'n bwysig o ran cynnal perthynas y Pwyllgor â Chomisiwn y Cynulliad. Nodwyd y gweithgaredd ymgysylltu canlynol:
i) Presenoldeb dau o Gomisiynwyr y Cynulliad ar gyfer cyflwyniad yng nghyfarfod ACARAC ym mis Tachwedd.
ii) Mae'n fwriad gan Eric i gyflwyno unwaith eto Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad ym mis Gorffennaf a thrafod risg a chynllunio sefyllfaoedd mewn cyfarfod y Comisiwn yn y dyfodol.
2.7 9.2 Ystyried canllawiau newydd - Mae Gareth Watts ac Eric wedi adolygu canllawiau newydd a gynhyrchwyd gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol a Thrysorlys Ei Mawrhydi, a chafwyd nad oedd angen gwneud newidiadau. Dywedodd y Cadeirydd fod proses hunanasesu y Pwyllgor yn gadarnach na'r hyn a awgrymir yn y canllawiau.
2.8 9.2 Aelodau ACARAC yn cysylltu â thimau'r Comisiwn - Bydd Claire ac Eric yn parhau i chwilio am gyfleoedd i gysylltu â thimau'r Comisiwn pan fo'n briodol. Cyfeiriodd Eric at y gwaith canlynol a wnaeth aelodau ACARAC yn ddiweddar o ran ymgysylltu â thimau'r Comisiwn:
i) Craffodd Eric Ddogfen Dechrau Prosiect Adnoddau Dynol/Cyflogres ac aeth i gyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau i adolygu'r Ddogfen Dechrau Prosiect ddiwygiedig.
ii) Ymwelodd Swyddogion y Cynulliad â Chynulliad Gogledd Iwerddon ym mis Chwefror i drafod effeithlonrwydd, cynllunio adnoddau, trefniadau llywodraethu a rheoli prosiectau a rhaglenni.
iii) Byddai Hugh Widdis yn mynd i gyfarfod y Bwrdd Rheoli ar 26 Chwefror i adolygu'r Datganiadau Sicrwydd.
iv) Byddai Nicola yn cysylltu â Keith Baldwin ar gyfer sicrwydd allanol ynghylch amnewid y system cyllid.
2.9 Cafodd yr holl gamau gweithredu eraill eu cynnwys fel eitemau agenda yn y cyfarfod hwn, neu gyfarfodydd yn y dyfodol.
3.1 Rhoddodd Gareth Watts yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn rhaglen archwilio 2014-15. Cytunodd y Pwyllgor fod cynnydd yn gadarnhaol ond awgrymodd y dylai Gareth sicrhau ffocws priodol ar Gyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad yng nghynllun archwilio 2015-16.
4.1 Cyflwynodd Gareth y tri adroddiad a rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor ei fod yn fodlon ar ymatebion y Bwrdd Rheoli.
4.2 Amlygodd archwiliad y Gyflogres fod rheolaethau ar waith a'u bod yn gweithio'n effeithiol, ond bod lle i wella polisïau a gweithdrefnau. Byddai Gareth yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor mewn cyfarfodydd yn y dyfodol fel rhan o'i adroddiadau monitro argymhellion.
4.3 Amlygodd yr archwiliad o'r Meddalwedd Drafftio Deddfwriaeth rai materion hanesyddol o ran arferion rheoli prosiect, ond canolbwyntiodd yr archwiliad ar brofiad y defnyddiwr yn hytrach nag ar weithredu'r system. Defnyddiodd swyddogion yn y Comisiwn y system yn dda. Mae'r contract ar y cyd â Llywodraeth Cymru yn dod i ben yn 2017 a'r Llywodraeth a fydd yn penderfynu yn y pen draw a gedwir y system ynteu ei hamnewid.
4.4 Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar yr adroddiad a chroesawodd yr amserlenni arfaethedig ar gyfer gweithredu'r argymhellion a'r dylanwad posibl a allai fod gan swyddogion ar grŵp y defnyddwyr.
4.5 Maent hefyd yn cyfeirio at y ffaith bod swyddogion yn gwsmeriaid deallus ac at archwilio pob opsiwn, gan gynnwys rhoi swyddogaethau di-graidd ar gontract allanol. Esboniodd Dave fod y Dadansoddwyr Busnes yn cymryd rhan yn gynnar ym mhroses y prosiect ond nid o ran pennu manylebau atebion penodol. Ategid y defnydd o wybodaeth ac arbenigedd mewnol gan ymchwil i'r farchnad lle y bo hynny'n briodol. Byddai'r tîm Caffael yn cynghori ar y fframwaith priodol cyn i achos busnes gael ei baratoi.
4.6 Trafodwyd yr archwiliad o Fetio Diogelwch yn helaeth. Cadarnhaodd Gareth fod y rheolwyr wedi ymgysylltu'n gadarnhaol â'r archwiliad a'u bod wedi derbyn yr argymhellion yn yr adroddiad.
Camau gweithredu
- Byddai Dave yn cyflymu'r broses o roi'r argymhellion ar gyfer archwiliad Fetio Diogelwch ar waith.
- Byddai Gareth yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am weithredu'r holl argymhellion i'r Pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Ebrill cyfarfod fel rhan o'r monitro argymhellion Archwilio Mewnol.
- Byddai Dave yn adolygu ffordd Llywodraeth Cymru o atgyfnerthu gweithdrefnau fetio.
5.1 Croesawodd Eric yr wybodaeth ddiweddaraf gan Gareth a'i longyfarch ar godi proffil Archwilio Mewnol yn y Comisiwn. Hoffai gael sicrwydd bod modd ystwytho'r strategaeth gan ddibynnu ar flaenoriaethau. Gofynnodd hefyd am grynodeb o adborth Penaethiaid Gwasanaethau a oedd yn rhan o'r archwiliadau.
5.2 Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor am eglurhad ynghylch sut y byddai'r archwiliad ar Well Ymgysylltu gyda Phobl Cymru yn ychwanegu gwerth gan nad oedd y mesur o lwyddiant mor ddiriaethol ag y mae mewn meysydd eraill. Gwnaethant hefyd ail-bwysleisio pwysigrwydd canolbwyntio ar y Gyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad a gofynnwyd i Gareth ddisgrifio'r archwiliad o'r Gwasanaeth Llywodraethu ac Archwilio.
5.3 Diolchodd Gareth i'r Pwyllgor am y sylwadau a chytunodd i ddarparu rhagor o fanylion ym mis Ebrill, ynghyd â chrynodeb o'r sylwadau a gafwyd gan Benaethiaid Gwasanaeth. Byddai ei archwiliad o wasanaethau Llywodraethu ac Archwilio yn cynnwys meincnodi yn erbyn sefydliadau eraill ac, o bosibl, canfod ffyrdd gwahanol o ddarparu gwasanaethau.
Camau gweithredu
- Rhoi sylw i sylwadau'r Pwyllgor am Strategaeth Archwilio Mewnol 2013-16 a chyflwyno fersiwn derfynol i'r Pwyllgor ym mis Ebrill. Gan gynnwys:
o hyblygrwydd a sut y gellir adnewyddu'r cynllun,
o ffocws cytbwys ar feysydd busnes,
o amserlen fanwl ar gyfer 2014-15.
- Cynnwys adborth gan noddwyr archwilio yn Adroddiad Blynyddol yr Archwiliad Mewnol.
6.1 Cyfarfu Eric, Gareth, Nicola a chynrychiolwyr newydd Swyddfa Archwilio Cymru, Ann-Marie Harkin a Matthew Coe, ym mis Ionawr, a byddant yn cyfarfod yn rheolaidd. Cytunwyd y byddai'r Amlinelliad draft o'r Archwiliad yn cael ei drafod yn gynharach, yng nghyfarfodydd mis Tachwedd. Byddent hefyd yn trafod yr amserlen ar gyfer adolygu cyfrifon interim mewn cyfarfod yn y dyfodol.
6.2 Esboniodd Ann-Marie eu cynlluniau ar gyfer ymgymryd â gwaith archwilio eleni, a fyddai'n cynnwys prawf ychwanegol o dreuliau Aelodau'r Cynulliad. Digyfnewid oedd y ffi a arfaethwyd ar gyfer 2015, a byddai'r ffi yn newid yn unol ag unrhyw newidiadau yn yr amser a gymerasid i gwblhau gwaith.
6.3 Cadarnhaodd Nicola, gan fod cynllun archwilio 2014-15 ddod i law, ei bod yn creu amserlen fanwl i sicrhau bod staff yn ei thîm yn gweithio i gyflwyno'r cynllun archwilio erbyn y dyddiadau allweddol.
7.1 Cadarnhaodd Matthew fod yr archwiliad interim wedi'i gwblhau i raddau helaeth ac na nodwyd pryderon sylweddol. O ganlyniad, nid oedd dim cynlluniau i gyhoeddi Llythyr Rheoli interim.
8.1 Croesawodd y Pwyllgor y ddogfen gynhwysfawr hon, gan ei bod yn dwyn polisïau gwahanol a dogfennau canllaw sy'n ymwneud â llywodraethu gwybodaeth ynghyd yn un fframwaith.
8.2 Diolchodd Dave i Alison Rutherford (Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth) am yr adroddiad cryno. Mae'r fframwaith yn nodi rolau a chyfrifoldebau yn glir, ac mae'n cyfeirio staff at ffynonellau penodol ar gyfer gwybodaeth. Roedd yr adolygiadau o'r Cofrestri Asedau Gwybodaeth, a gynhelir ddwywaith y flwyddyn, wedi pwysleisio cyfrifoldeb Penaethiaid Gwasanaethau. Hefyd, roedd llwybrau uwchgyfeirio clir ar gyfer risgiau gwybodaeth sy'n dod i'r amlwg. Byddai Dave yn sicrhau bod y ddogfen yn cael ei chyhoeddi a'i hysbysebu yn fewnol ar ôl i'r Bwrdd Rheoli ei chymeradwyo.
9.1 Llongyfarchodd y Pwyllgor Nicola ar sefyllfa'r gyllideb ac amlygodd yr arbedion Gwerth am Arian a chanlyniadau perfformiad talu prydlon.
9.2 Dywedodd Nicola wrth yr aelodau i'r Gyllideb Atodol gael ei gosod ar 2 Chwefror i wneud yn iawn am y diffyg yng nghronfa bensiwn Aelodau'r Cynulliad. Roedd Cadeirydd y Pwyllgor Cyllid wedi gofyn am wybodaeth bellach am yr elfen gyfalaf yn y gyllideb ac roedd Nicola wrthi'n paratoi ymateb.
10.1 Pwrpas amcanion Nicola oedd rhoi sicrwydd Pwyllgor fod y system gyllid yn parhau i fod yn addas at y diben ac y byddai'n cael ei rheoli'n briodol hyd nes y'i hamnewidir yn ôl y disgwyl.
10.2 Yn ei hymateb i'r ymholiadau am yr achos busnes dros system newydd, esboniodd Nicola na fyddai system newydd yn seiliedig ar gyflawni arbedion effeithlonrwydd gan y byddai'r amser a ryddheid trwy newid prosesau yn cael ei ddefnyddio i gynyddu'r gwasanaethau gwerth ychwanegol y mae'r tîm Cyllid yn eu cynnig i'r sefydliad. Roedd y Dadansoddwyr Busnes yn gweithio gyda'r tîm a chwsmeriaid yn y sefydliad i gasglu'r gofynion a'r cyfleoedd ar gyfer newidiadau proses. Amlygodd Nicola bod rhaid wrth atebion gweithio o gwmpas problem a rhaid trin data mewn taenlenni ar hyn o bryd er mwyn cynhyrchu adroddiadau ystyrlon i'r Bwrdd Rheoli.
10.3 Cadarnhaodd Nicola fod KPMG wedi datblygu achos busnes, ei bod wedi dilyn model 5 achos Trysorlys EM, a'i bod wedi cael sawl trafodaeth â rhanddeiliaid mewnol, gan gynnwys Caffaeliad, Cymorth Busnes yr Aelodau a TGCh ynghylch cwmpas y prosiect. Roedd hyn wedi cynnwys ymchwilio i botensial platfform Sharepoint a System gyllid Microsoft , a oedd wedi helpu i fynd i'r afael â'r pryder ynghylch ymgyfarwyddo â'r diweddaraf o ran capasiti systemau cyllid. Yn ogystal, mae adolygiad Archwiliad Mewnol eisoes yn rhan o'r broses.
10.4 Roedd yr achos busnes i fod i gael ei gyflwyno i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Mawrth.
10.5 Anogodd yr Aelodau Nicola a thîm y prosiect yn gyffredinol i ddefnyddio unrhyw wersi a ddysgwyd o brosiectau blaenorol. Roedd y Pwyllgor yn ddiolchgar am y gwaith hyd yn hyn, ond pwysleisiodd yr angen i Nicola weithio â'i chyd gyfarwyddwyr mewn sefydliadau eraill ac ymweld â safleoedd eraill er mwyn cyfeirio atynt er mwyn i hynny fod yn sail i benderfyniad yn y dyfodol.
11.1 Cafodd y Pwyllgor yr wybodaeth ddiweddaraf am adolygiad 2014-15 o bolisïau cyfrifyddu. Adolygwyd y newidiadau allanol a mewnol i sicrhau perthnasedd parhaus wrth gefnogi busnes y Cynulliad.
11.2 Soniodd Nicola fod Swyddfa Archwilio Cymru heb gadarnhau'r datgeliad i TGCh ar gyfer y driniaeth arfaethedig o asedau, ond bod trafodaethau ar y gweill eto. Nododd y Pwyllgor yr hyfforddiant a'r canllawiau a gynigir i reolwyr asedau. Gofynnodd Eric i'r eitem hon gael ei hychwanegu at Flaenraglen Waith y Pwyllgor yn flynyddol.
Camau gweithredu
- Roedd y tîm Clercio i ychwanegu adolygu polisïau cyfrifyddu fel eitem flynyddol i'r Flaenraglen Waith.
12.1 Gofynnodd Eric i Dave ganolbwyntio ar feysydd penodol yn ei ddiweddariad, sef y risg o ran fetio diogelwch, yr ymarfer Parhad Busnes, a Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau.
12.2 Awgrymodd Angela y gallai swyddogion ystyried cynnwys dwy risg ar lefel gorfforaethol:
a. y posibiliad o niwed i enw da oherwydd penderfyniadau yn San Steffan ynghylch newid cyfansoddiadol; a
b. Risgiau diogelwch, gan gofio'r archwiliad o Fetio Diogelwch a risgiau diogelwch ehangach o ystyried lefelau bygythiad uwch y DU.
12.3 Ymatebodd Dave fel a ganlyn:
i) Risg sefydlog yw diogelwch (h.y. mae sefydliadau'n ei hwynebu bob amser) a byddai'r Bwrdd Rheoli yn cytuno ar y ffordd orau o ganfod a monitro risgiau sefydlog a materion i'w dal a'u monitro. Byddai hyn yn cael ei rannu â'r Pwyllgor. Yn y cyfamser, mae risgiau diogelwch yn cael eu rheoli ar lefel gwasanaeth.
ii) Trafodwyd risgiau Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau yn ddiweddar gan y Bwrdd Rheoli a chan Fwrdd y Cyfarwyddwyr. Teimlwyd nad oedd angen rheoli'r risg ar lefel gorfforaethol oherwydd y rheolaethau cryfach a'r gweithredu parhaus o drefniadau llywodraethu. O ran capasiti, roedd trefniadau llywodraethu hefyd wedi galluogi i Benaethiaid Gwasanaethau fod yn hyderus wrth drefnu adnoddau i brosiectau. Cytunodd Dave i roi crynodeb o'r gwelliannau yn y llywodraethau rhaglenni a phrosiectau yng nghyfarfod mis Ebrill.
iii) Trefnwyd ymarfer Parhad Busnes corfforaethol ar gyfer 24 Ebrill, ond ni chadarnhawyd y sefyllfaoedd yr adeg honno.
12.4 Ymatebodd Claire i'r pwyntiau ar y cynnydd yn y risgiau parthed penderfyniadau San Steffan a diogelwch, a nododd y byddai'n adolygu, gyda'r Bwrdd Rheoli, a ddylid ychwanegu'r rhain at y Gofrestr Risgiau Corfforaethol.
Camau gweithredu
- Crynhoi proffil risg fetio diogelwch, gan gynnwys risgiau sy'n gysylltiedig â gweithredu argymhellion Archwilio Mewnol.
- Byddai'r tîm Clercio yn rhoi eitem ar yr agenda i ddod er mwyn trafod risgiau diogelwch yn fanwl.
- Rhoddodd Dave yr wybodaeth ddiweddaraf am welliannau i lywodraethu Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau yng nghyfarfod mis Ebrill.
13.1 Croesawodd y Pwyllgor y darn hwn o waith rhagorol. Canmolwyd yr ymarferiad mapio o gysylltu â risgiau corfforaethol a'r dadansoddiad o'r bylchau. Anogodd yr Aelodau i swyddogion gynnwys cydweithio allanol, adolygiadau cymheiriaid allanol, ac adolygu'r fframwaith yn barhaus er mwyn dilysu trefniadau sicrwydd a chryfhau yr ychydig ffynonellau sicrwydd 'ambr'.
13.2 Gofynnodd yr Aelodau a gânt wybod pan fyddai'r fframwaith yn cael ei ddefnyddio yn y dyfodol ac a gâi lefel yr adnoddau a neilltuir i sicrhau bod y statws RAG yn gyffredinol yn parhau yn Wyrdd ei fonitro.
13.3 Diolchodd Claire i'r Pwyllgor am y sylwadau ac i'r tîm Llywodraethu ac Archwilio am gynhyrchu darn gwerthfawr o waith. Byddai'n sicrhau y cedwid y cydbwysedd cywir o ran adnoddau priodol ar gyfer lefel y risg.
14.1 Gofynnodd y Cadeirydd am gyfeiriadau at yr eitemau canlynol yn yr adroddiad blynyddol: rheoli rhaglenni a phrosiectau a rhaglenni newid allweddol; cynllunio capasiti; y fframwaith sicrwydd; rheoli risg; datblygiadau archwilio mewnol; rolau estynedig aelodau'r Pwyllgor; arolwg effeithiolrwydd; camau gweithredu a meysydd ffocws yn adroddiad 2013-14. Hefyd, gofynnodd i Swyddfa Archwilio Cymru ystyried cynnwys elfennau o flaengynllunio. Byddai drafft yn cael ei gylchredeg y tu allan i'r Pwyllgor a'i drafod yn y cyfarfod ym mis Ebrill.
Camau gweithredu
- Eric a'r tîm clercio i ddrafftio a chylchredeg Adroddiad Blynyddol ACARAC y tu allan i'r Pwyllgor a chyflwyno drafft ar gyfer ei gymeradwyo yng nghyfarfod mis Ebrill.
15.1 Byddai Cylch Gorchwyl diwygiedig yn cael ei ddosbarthu cyn cyfarfod mis Ebrill i aelodau ei gymeradwyo. Byddai'n cynnwys teitlau swyddi newydd y rhai sy'n dod i'r cyfarfod, cyflwyniad blynyddol Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad, a'r drafodaeth o grynodebau ymadael a rhaglenni newid allweddol.
Camau gweithredu
- Y tîm Clercio i ddrafftio a chylchredeg Cylch Gorchwyl ACARAC i'w gytuno y tu allan i'r Pwyllgor.
16.1 Cytunodd y Pwyllgor i ohirio'r eitem hon tan fis Ebrill.
17.1 Byddai Gareth yn cyflwyno protocol gweithio gyda Swyddfa Archwilio Cymru yng nghyfarfod mis Ebrill, a hynny'n dynodi rhai diweddariadau. Gofynnodd y Cadeirydd i Gareth hefyd ystyried a chrynhoi ffynonellau o sicrwydd allanol, neu ffynonellau posibl, i ategu'r rhai a nodir yn y Fframwaith Sicrwydd.
Camau gweithredu
- Gareth i grynhoi ffynonellau, neu ffynonellau posibl, o sicrwydd allanol.
18.1 Nododd y ddau achos o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.
18.2 Byddai'r tîm Clercio yn diweddaru'r Flaenraglen Waith er mwyn adlewyrchu strategaeth a strategaeth cynllunio busnes y Comisiwn, gweithgarwch y rhaglen newid, a'r farn archwilio allanol ar effeithiolrwydd y Pwyllgor. Byddai'r Cadeirydd a'r tîm Clercio yn ystyried strwythur cyfarfodydd y dyfodol ac ymgynghori ag aelodau'r Pwyllgor.
18.3 Yn ei ymateb i ymholiad Hugh, cytunodd Gareth i gynnwys manylion am yr asesiad mewnol o wasanaethau Archwilio Mewnol yn ei Adroddiad Blynyddol a Barn.
18.4 Cytunodd y Pwyllgor i ddychwelyd at y papur ar Gynllunio Capasiti a Recriwtio fel eitem agenda ym mis Ebrill. Nododd y Cadeirydd y cynnydd da o ran gweithredu argymhellion Archwilio Mewnol.
18.5 Daeth y Cadeirydd â'r cyfarfod i ben drwy ddiolch i bawb am eu papurau a'u cyfraniadau.
Camau gweithredu
- Clercio tîm i ddiweddaru'r Flaenraglen Waith fel yr amlinellir ym mharagraff 18.2.
- Gareth i rannu manylion hunanasesiad yr Archwilio Mewnol (mewn perthynas â'r cylch asesu allanol 5 mlynedd) - bydd hyn yn cael ei gynnwys yn Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol.
- Rhoi cynllunio capasiti a recriwtio ar yr agenda ar gyfer cyfarfod mis Ebrill.
Sesiwn breifat
Cynhaliwyd sesiwn breifat gydag aelodau'r Pwyllgor, gyda Gareth yn bresennol. Nid ysgrifennwyd cofnodion.